เราเคยอ่านเคล็ดลับหรือคำแนะนำสำหรับการทำชีวิตให้ organized และ productive มาตั้งแต่สมัยเรียน แต่ตอนนั้นยังเด็ก ก็ทำตามบ้าง ไม่ทำตามบ้าง เพราะยังไม่ค่อยเห็นคุณค่าของมันเท่าไหร่ ประกอบกับเคยรู้สึกว่า บางวิธีหรือบางทิปที่เขาแนะนำ… มันช่างยุ่งยากเสียเหลือเกิน

โชคดีที่เราคิดทันและเริ่มต้นใหม่ทันตอนที่ยังไม่สายเกินไป ช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา ชีวิตเราเปลี่ยนไปจากเดิมมาก ทั้งตัวเราเองและคนรอบข้างเราต่างก็รู้สึกได้ว่า “เอ้ย! ชีวิตดีขึ้นนะ” ซึ่งมันดีขึ้นจริง ๆ ทั้งที่เราเองก็เปลี่ยนแนวคิดและพฤติกรรมเพียงไม่กี่สิ่งเท่านั้น

และนี่คือเคล็ด(ไม่)ลับของเราในการ organize ชีวิต และการทำงานให้ productive ตลอด 2-3 ปีที่ผ่านมา…

 

1. Make sure that the time is yours

img_8924

นาฬิกาชีวิต (biological clock or body clock) และวิถีชีวิต (lifestyle) ของแต่ละคนไม่เหมือนกัน บางคนเป็นคนจำพวกตื่นเช้าและนอนเร็ว (เช่น พวกที่เกิดมาเป็น CEO มักตื่นก่อน 6 โมงเช้า) คนพวกนี้ก็จะรู้สึกว่าร่างกายและสมองพร้อมกว่าในช่วงเช้าหรือช่วงสาย ตรงกันข้ามกับกลุ่มคนจำพวกนอนรุ่งเช้าแล้วตื่นสาย ๆ บ่าย ๆ (เช่น เรา) ที่มักจะรู้สึกว่าทำงานได้ productive กว่าในช่วงค่ำ ๆ ดึก ๆ

สำหรับการวางแผนหรือจัดการตารางการทำงาน เราจึงไม่จำเป็นต้องเหมือนคนส่วนใหญ่ แต่เอาที่เหมาะสมกับร่างกายและสมองของตัวเอง และเหมาะสมกับไลฟ์สไตล์ของตัวเอง เช่น ปกติเราจะมีสอนช่วงเย็นวันธรรมดา (เพราะนักเรียนก็ต้องมาเรียนกับเราได้หลังเลิกเรียนจากโรงเรียนเขาเท่านั้น) และมักมีดูหนังรอบสื่อรอบสองทุ่ม ดังนั้นเรารู้ดีว่าการตื่นนอนแต่เช้าตรู่ย่อมไม่เหมาะสมกับเรา

แต่ไม่ว่าเราจะตื่นและนอนตอนกี่โมง เราก็ต้องจัดสรรเวลาให้ได้ ไม่ให้นอนมากเกินไปหรือนอนน้อยเกินไป หรือทำงานมากเกินไปหรือทำงานน้อยเกินไป ที่สำคัญคือความบาลานซ์

เช่น วันนึงมี 24 ชั่วโมง สำหรับวันธรรมดา เราก็อาจแบ่งเป็น 3 ส่วน ได้แก่ ส่วนในการนอน ส่วนในการทำงาน และส่วนในการพักผ่อนหรือมีเวลาส่วนตัว โดยใช้เวลาประมาณส่วนละ 8 ชั่วโมง ส่วนวันหยุด ก็อาจจะมีเวลาพักผ่อนหรือเวลาส่วนตัวเยอะหน่อย ไม่มีเวลาส่วนที่ต้องทำงาน หรืออาจมีบ้าง แต่มีน้อยหน่อย เป็นต้น

แต่โดยส่วนตัว… ปัจจุบัน เราไม่ต้องไปโรงเรียน/มหาลัย และไม่ได้ทำงานประจำที่ต้องเข้าออฟฟิศจันทร์ถึงศุกร์ เราจะมีเวลาทำงานทุกวัน แต่วันนึงทำแค่ประมาณ 4-5 ชั่วโมงเท่านั้น เพราะจะได้มีเวลาส่วนตัวเยอะขึ้น ซึ่งนอกจากจะใช้เวลานี้พักผ่อนทั่วไปกับตัวเอง เช่น การออกกำลังกาย แล้ว เราอาจจะใช้เวลานี้กับการอยู่กับครอบครัวหรือการศึกษาหาความรู้เกี่ยวกับด้านใหม่ ๆ ที่เราสนใจเพิ่มเติมได้ด้วย

ส่วน Social Media ยังเล่นได้เหมือนเดิม แต่ต้องเลือกรับเลือกเสพข้อมูลแต่พอดี เราต้องคอนโทรลมันได้ โดยเฉพาะถ้ามันไม่สำคัญหรือเกี่ยวข้องกับเป้าหมายในชีวิตเราก็ไม่ต้องไปทุ่มเทให้กับมันมาก

ทางที่ดีคือ เราควรเซตเวลาให้กับ Social Media และ Email ไปเลยว่าช่วงไหนคือช่วงเช็ค timelines และ notifications ไม่ใช่ว่า มี LINE เด้งมาปุ๊บ เราก็ต้องตอบตอนนั้น อะไรแบบนั้น ถ้าเป็นไปได้ก็ปิดเสียงมือถือและเอามันไว้ให้ห่างจากตัวบ้าง

เวลาเป็นของเรา เรากำหนดแล้ว เราแพลนแล้ว อย่าให้ใครหรืออะไรมา distract จนทำเราเสียเวลาหรือผิดเวลาได้ เวลาทำงานคือเวลาทำงาน เวลาเรียนคือเวลาเรียน

สรุป จริง ๆ แล้ว เวลาเป็นของเรา ขั้นตอนแรกเราจึงจำเป็นต้อง make sure ก่อนว่า เวลานั้นเป็นของเราจริง ๆ และเราจะจัดการหรือควบคุมมันได้จริง ๆ โดยมีสมุด Simple Planner เป็นเครื่องมือหรือผู้ช่วยส่วนตัว

2. Get plenty of sleep, exercise, and healthy food

img_8925

ก่อนจะมีชีวิตที่ organized และการทำงานอัน productive ได้นั้น สุขภาพต้องมาก่อน ดังนั้น การนอนพักผ่อนอย่างเพียงพอ (7-8 ชั่วโมง) การออกกำลังกายอย่างสม่ำเสมอ (3-5 ครั้ง/สัปดาห์) การดื่มน้ำสะอาดอย่างเพียงพอ และการทานอาหารที่มีประโยชน์ จึงจำเป็น เพื่อพัฒนาเซลล์สมอง รักษาสภาพกายและจิตใจให้พร้อมต่อการลุยงานต่อไป

บางคนชอบออกกำลังกายตอนเช้า บางคนก็หลังเลิกงาน แล้วแต่ความสะดวกเลย โดยการออกกำลังกายอาจจะง่าย ๆ อย่างแค่วิ่งเหยาะ ๆ เดินเร็ว ปั่นจักรยาน หรือเต้น โดยขณะที่ออกกำลังกาย เราอาจจะฟังเพลงและอ่านหนังสือที่ชอบไปด้วย เพราะมันจะช่วย recharge แบตเตอรี่ของตัวเราเองหรือ boost พลังงานและความสุขในตัวเราอย่างดี

ในส่วนของอาหารการกิน ทั้งนี้ ไม่ใช่แค่กิน healthy food อย่างเดียวแล้วจะพอ แต่ยังต้องรวมถึงการลดละเลี่ยงอาหารที่ unhealthy หรือไม่มีประโยชน์ เช่น แอลกอฮอล์ ของมันของทอด ฯลฯ ซึ่งอาจทำให้ร่างกายเสื่อมโทรมด้วย

เมื่อก่อนเราไม่สนใจประเด็นนี้เลยด้วยซ้ำ แต่พอลองทำแล้วมันดีจริง ๆ นะ ยกตัวอย่างให้เห็นภาพตามง่าย ๆ เช่น เมื่อเราเข้าฟิตเนสและควบคุมอาหาร หุ่นเราดีขึ้น หน้าก็มันย่องน้อยลง เราก็แฮปปี้ รู้สึกมั่นใจ และทำงานได้ดีขึ้นด้วยอย่างไม่น่าเชื่อ

บางคนอาจจะกำหนดวัน NO CARB FOODS ไว้อย่างน้อย 1 วันต่อสัปดาห์ หรือกำหนดเวลาในการออกกำลังกายแต่ละสัปดาห์ไว้ชัดเจนในหน้า Weekly Tracker ของสมุด Simple Planner เลยว่า สัปดาห์นึง จะต้องไปวิ่งวันไหนบ้าง

3. Stay inspired and keep learning

img_8926

การกระหายการเรียนรู้ตลอดเวลาเป็นคุณสมบัติของคนที่ organized และ productive

สำหรับเรา การเรียนรู้ไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นแค่ในห้องเรียนหรือห้องสมุด สกิลเสริมต่าง ๆ ที่คิดว่าจะเป็นประโยชน์กับเรา เราก็สามารถฝึกทำเองได้ที่บ้าน เช่น การฝึกทำ Photoshop และ iMovie เพื่อจะเป็นประโยชน์ต่อการสร้างคอนเทนต์ในบล็อกของเรา ฯลฯ ปีละสกิลสองสกิล ค่อย ๆ ฝึกจนปลายปีพอดำน้ำได้บ้างก็เป็นใช้ได้

ทั้งนี้ คำว่า “เรียนรู้ตลอดเวลา” ก็ไม่ใช่เรียนรู้ 24 ชั่วโมง หรือกระแทกไทม์ไลน์ตลอดเวลา เราต้องแบ่งเวลาหรือจัดสรรช่วงเวลาให้กับกิจกรรมนั้น ๆ โดยเฉพาะ โดยให้จัดสรรจากช่วงเวลาที่เหลือจากการทำงานอื่น ๆ ที่สำคัญและจำเป็นกว่าในแต่ละวันหรือแต่ละสัปดาห์

นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมหน้า Weekly Planner ในสมุด Simple Planner ของเรา จึงแบ่งส่วน appointment ที่เป็นไทม์ไลน์เวลาตั้งแต่ 6.00 am – 11.00 pm ไว้ชัดเจนแยกกับส่วน to-do list เพราะหลังจากเราใส่กำหนดการนัดหมายทั้งหมดของวันนั้น ๆ ตามช่องเวลาแล้ว เราจะเห็นว่า ในช่วง 6.00 am – 11.00 pm นั้น เราเหลือเวลาช่วงไหนเท่าไรบ้าง

ทั้งนี้ บางครั้งกิจกรรมที่เราชอบ เช่น ดูหนัง อ่านหนังสือ และท่องอินเตอร์เน็ต ก็เป็นการเรียนรู้ได้เช่นกัน ถ้าทำกิจกรรมเหล่านี้ในทางที่ถูก เช่น ทำเพื่อติดตามเทรนด์โลก หาไอเดียและแรงบันดาลใจใหม่ ๆ ก็จะส่งผลดีและได้รีแลกซ์ไปในในตัว

อย่างเราเราก็กำหนดวันและเวลาเลยว่า วันไหนคือวันหา inspiration จาก Pinterest และในสมุด Simple Planner เราก็จะใช้หน้า Notes ที่อยู่ท้าย ๆ เล่ม ลิสต์เว็บไซต์ที่เราชอบเข้าไปหาไอเดีย หรือลิสต์ของหนังสือนิยายที่เรายังไม่ได้อ่าน เป็นต้น

นอกจากนี้ ทุกครั้งที่ดูหนัง อ่านหนังสือ และเล่น Pinterest เราจะทำการจดบันทึกความคิด ความรู้สึก หรือสิ่งที่ได้จากมัน ไม่ว่าจะเขียนอัพลงบล็อก หรือจดลงสมุดบันทึก (Blank Notebook ซึ่งอาจจะแยกจากเล่ม Simple Planner ไปเลยเล่มนึงก็ได้ถ้าเป็นคนชอบโน้ตเยอะหรือโน้ตละเอียด) ซึ่งไปไหนมาไหน เราก็จะมีสมุดบันทึกติดตัวแทบตลอดเวลา เผื่อจะได้ไม่พลาดจดบันทึกอะไรใหม่ ๆ

4. Write things down

img_8927

การเขียน ไม่ว่าจะเป็นการเขียน diary, journal, หรือ note-taking ล้วนมีส่วนช่วยในการพัฒนาสมอง ความจำ ความคิดวิเคราะห์ และความคิดสร้างสรรค์ สังเกตได้จากเด็กที่ชอบเขียนชอบจด โตขึ้นมักจะมีแนวโน้มฉลาด เก่ง หรือประสบความสำเร็จมากกว่าเด็กที่ไม่ชอบจดชอบเขียน

บางคนเวลาเรียนอะไรมา เจออะไรมา หรือมี ideas, assignments, appointments มาใหม่ มักจะไม่ยอมจด ด้วยอาจจะมั่นใจว่าตัวเองความจำดี แต่รู้ไหมว่า เราสูญเสียกันไปเท่าไหร่แล้วกับคำว่า “แค่นี้เอง จำได้ ไม่ลืมหรอก” เพราะสุดท้ายแล้ว ไม่ว่าเราจะความจำดีแค่ไหน เราก็ต้องมีบ้างแหละที่ตกหล่นหรือหลงลืมรายละเอียดยิบย่อย

เราเป็นคนชอบจด เพราะเราเชื่อว่า สมองควรมีไว้คิด ไม่ใช่มีไว้จำ หน้าที่จดจำควรยกให้สมุด Simple Planner หรือ applications ช่วยแทน (แต่ทางที่ดีควรจดไว้ที่ใดที่นึงที่เดียว มิเช่นนั้นต้องมาจำอีกว่า อันนี้อันนู้นจดไว้ที่ไหน)

พอเราจดทุกสิ่งอย่างลงไปในสมุด Simple Planner หรือแอปฯ ไว้แล้ว สมองเราจะทำงานกับสิ่งที่สำคัญกว่าได้เต็มที่ขึ้น โฟกัสกับงานตรงหน้าได้ดีกว่า และเรายังจะเห็นภาพรวมและลิสต์ทุกอย่างที่เราต้องทำจากกระดาษที่เราจดไป มันจะทำให้เรารู้สึกว่า “ฉันจัดการได้” และวางแผนชีวิตได้ง่ายกว่าปล่อยให้มันรุงรังอยู่ในหัว

กรณีที่จู่ ๆ ระหว่างวันมีอะไรมาแทรกซ้อนหรือป๊อปอัพขึ้นมา ก็จดมันเอาไว้ในโพสต์อิทหรือ Simple Planner ก่อนเลย อย่าเพิ่งทำไอ้สิ่งที่มาใหม่นั้นทันที มิเช่นนั้นอาจหลุดโฟกัสกับสิ่งที่กำลังทำอยู่ ณ ขณะนั้น

ยกเว้นแต่สิ่งที่จู่ ๆ นึกขึ้นได้นั้นมันจะเร่งด่วนหรือสำคัญจริง ๆ และใช้เวลาทำไม่ถึง 2 นาที ก็ทำไปเลย (ย้ำ… ถ้าสิ่งนั้นใช้เวลาไม่เกิน 2 นาที DO IT NOW! แต่ถ้าเกิน 2 นาที จดไว้ก่อน หรือให้คนอื่นทำแทน)

 

5. Set specific and achievable goals

img_8928

เคยได้ยินเขาว่า “A goal without a deadline is just a dream.” แปลว่า สมมติถ้าเราอยาก “ลดน้ำหนัก 10 กิโลกรัม” เราก็ต้องกำหนดเดดไลน์ด้วย เช่น “ลดน้ำหนักให้ได้ 10 กิโลกรัม ภายใน 5 เดือน” มันถึงจะเรียกว่าเป้าหมายและมีพลังกว่าการฝันกลางวัน

นอกจากนี้ ยังมีคนบอกอีกว่า “A goal without a timeline is like a recipe without ingredients.” แปลว่า หากเรามีเป้าหมายแล้ว มีเดดไลน์แล้ว เราต้องมีไทม์ไลน์ให้กับมันด้วย มาร์คลงปฏิทินได้เลย

การสร้างไทม์ไลน์ให้เป้าหมายคือ การย่อยเป้าหมายใหญ่หรือโปรเจ็กต์นั้นให้เป็นเป้าหมายย่อย ๆ เช่น หากเป้าหมายใหญ่คือ “ลดน้ำหนักให้ได้ 10 กิโลกรัม ภายใน 5 เดือน” แต่เราก็ต้องซอยเป้าหมายนั้นง่าย ๆ เป็น “ลดน้ำหนักเดือนละ 2 กิโลกรัม” หรือถ้าซอยให้เล็กลงอีกก็จะเป็น “ลดน้ำหนักสัปดาห์ละครึ่งกิโลกรัม” (จะเห็นได้จากตัวอย่างว่า คำว่า “ลดน้ำหนักสัปดาห์ละครึ่งกิโลกรัม” ฟังดูง่ายและมีกำลังใจขึ้นมาจากตอนประกาศเป้าหมายตอนแรกเยอะเลย จริงมั้ย)

แต่ทั้งเป้าหมายใหญ่และเป้าหมายย่อยนั้นจะไม่มีความหมายอะไรเลย หากเราไม่คิดแผนการที่จะเดินทางไปสู่เป้าหมายนั้นในระยะเวลาที่กำหนด พูดง่าย ๆ คือ เดดไลน์ของเป้าหมายย่อยนั้นควรมีสเต็ปและแผนการที่ชัดเจน เช่น ถ้าต้องการลดน้ำหนักสัปดาห์ละครึ่งกิโลกรัม สัปดาห์ที่ 1 จะต้องทำอย่างไรบ้าง สัปดาห์ที่ 2  ต้องทำอะไรบ้าง สัปดาห์ที่ 3 ต้องทำอะไรบ้าง ฯลฯ

การวางเป้าหมายย่อยจะทำให้เรารู้สึก motivated เมื่อได้ติดตามหรือ track ทีละสเต็ป โดยเฉพาะความรู้สึกตอนได้ขีดฆ่าหรือทำเครื่องหมายใส่ task ที่เสร็จแล้วว่า “DONE” นั้นเป็นอะไรที่ฟินมาก บางคนก็ motivate ตัวเองโดยการติดสินบนหรือให้รางวัลตัวเองเมื่อทำสำเร็จไปขั้นหนึ่ง

ตั้งแต่ต้นเล่มในสมุด Simple Planner เราจะมีหน้าสำหรับเขียน Yearly Goals โดยเฉพาะเลย ก็จะแบ่งเป็น 12 ช่อง หรือเป้าหมายประจำปี 12 ด้าน เช่น ด้านสุขภาพ ด้านการเงิน ด้านอาชีพการงาน ด้านการศึกษาหรือสกิล ด้านช้อปปิ้ง ด้านการท่องเที่ยว ฯลฯ และก็จะมีหน้า Project Planner ด้วย เอาไว้แตกย่อยเป้าหมายใหญ่ ๆ เช่น เป้าหมายเรื่องการศึกษาต่อ

 

6. Plan / Plan / Plan

img_8929

การวางแผนล่วงหน้าสำคัญมาก ถ้าไม่ plan เอาไว้ดี ๆ ก่อน เราอาจจะ multitasking จนเหนื่อยเกินไป เครียดด้วย กังวลนี่นั่นตลอดเวลา ดีไม่ดี ไอ้นู่นก็ไม่เสร็จ ไอ้นี่ไม่ทัน พังทั้งระบบ

บางคนอาจมองว่าการวางแผนเป็นเรื่องเสียเวลา แต่จริง ๆ แล้ว ตรงกันข้ามเลย คนที่วางแผนมีแนวโน้มจะทำงานเสร็จเร็วกว่าและมีประสิทธิภาพกว่าคนที่ไม่วางแผน คนที่วางแผนแล้วล้มเหลวก็มักจะมีแต่คนที่วางแผนแล้วไม่ลงมือทำหรือไม่ก็ไม่ strict กับแผนที่วางไว้หรือแผนที่วางไว้ยังผ่านการคิดมาอย่างไม่ละเอียดพอ

เช่นเดียวกับการเขียน essay เราก็จะสอนเสมอว่าต้องวาง outline หรือโครงก่อน ถ้ามาถึงเริ่มบรรเลงเลย ระหว่างเขียนก็ต้องคิดไปเขียนไปลบไปแก้ไป เสียเวลาและเครียดเปล่า ๆ ดังนั้น วางแผนก่อนลงมือทำดีกว่าและประหยัดเวลากว่าแน่นอน เสียเวลาตอนนี้ดีกว่าไปเสียเวลาตอนหลัง

ทุก ๆ สิ้นปีก่อนจะเริ่มปีใหม่ เราเห็นแทบทุกคนชอบตั้งเป้าหมายและวางแผนสำหรับทั้งปี ซึ่งก็ทำได้บ้างไม่ได้บ้าง แล้วแต่กันไป เพราะไม่ใช่ทุกคนที่จะจริงจังกับ New Year Resolution หรือ Yearly Goals นั้น ๆ

คนที่ตั้งใจกับเป้าหมายจริง ๆ เขาจะไม่ตั้งเป้าหมายทิ้งไว้เล่น ๆ แค่ตอนต้นปีเท่านั้น แต่เขาจะตั้งเป้าหมายแต่ละสัปดาห์และแต่ละเดือนด้วย ในกรณีของเรา เราชอบใช้เวลาทุกวันอาทิตย์ และทุกสิ้นเดือน (ประมาณวันที่ 30-31) ในการทบทวนสัปดาห์หรือเดือนที่ผ่านมา และวางแผนล่วงหน้าสำหรับสัปดาห์หรือเดือนที่กำลังมาถึง ในสมุด Simple Planner หน้า Weekly Planner, Monthly Planner, Weekly Tracker กับ Monthly Review

 

7. Review ‘your today’ and plan ‘your tomorrow’ tonight

img_8930

นอกจากวางแผนล่วงหน้าทุกวันอาทิตย์และทุกสิ้นเดือนแล้ว ทุก ๆ คืนก่อนเข้านอน เราจะมีเวลาสัก 15-30 นาที สำหรับทบทวนว่าวันนี้เราทำอะไรไปบ้าง ถ้าพบว่าเหลืออะไรที่วันนี้เรายังทำไม่เสร็จก็ยกยอดไปลงทำวันอื่นชดเชยได้ตราบใดที่มันยังไม่ชนกับ deadline

นอกจากนี้ บางคนอาจจะทำ “gratitude journal” ขอบคุณสิ่งดี ๆ หรือโมเมนต์ที่ชอบในแต่ละวันด้วยก็ได้เหมือนกัน เพราะเราทำแล้วก็รู้สึกดีที่ได้ทำ ยิ่งเรามีความสุข เราก็ยิ่งมีแนวโน้มจะประสบความสำเร็จมากขึ้น

อย่างไรก็ดี สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องเตรียมไว้ทุกคืนก่อนนอนคือ “schedule” และ “to-do-list” สำหรับวันรุ่งขึ้น คือลิสต์เอาไว้เลยว่าพรุ่งนี้มีนัดหมาย (appointment) ที่ไหน ยังไง กี่โมงบ้าง และมีรายการอะไรที่ต้องทำบ้าง แต่ละ task ต้องใช้เวลากี่นาที

โดย schedule ของเรา ถึงแม้ควรจะ detailed ยังไง แต่ก็ควรยืดหยุ่น (flexible) ด้วย เพราะมันไม่ดีแน่ถ้าเปิดสมุดมาเจอตารางแน่นเอี๊ยดจนไม่มีสเปซแม้แต่เวลาพักหายใจ ดังนั้น ขยับขยาย หรือเผื่อเวลาสำหรับเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เช่น emergency หรือฝนตกพายุเข้า

ทางที่ดีคือ ใน Simple Planner เนี่ย ตาราง weekly planner หรือ daily planner ของเราอาจจะใส่แค่ important tasks ก็ได้ จะได้ดู flexible และดูมีเวลาเหลือไปทำกิจกรรมเสริมที่ชอบ ๆ

ส่วน to-do-list เราก็ต้องตระหนักและอยู่กับความเป็นจริง คนเราไม่ควรบ้ากระหน่ำทำเกิน 3-5 tasks ใหญ่ ๆ ต่อวัน ถ้ามากกว่านั้น เราจะเริ่มไม่โฟกัสละ โฟกัสลำบากละ

ถ้าวันไหนพบว่าสิ่งที่ต้องทำมันมีเยอะแยะหลายรายการ ก็จัดลำดับความเร่งด่วนและความสำคัญ อันไหนไปไว้วันอื่นได้ก็เอาไปไว้วันอื่น หรือให้คนอื่นทำแทนไปเลย เพราะคนเราฝืนทำทุกสิ่งอย่างทีเดียวไม่ดีหรอก อย่างที่เขากล่าวว่า “You can do anything once you stop trying to do everything.”

โดยปกติ วันนึงเราจะจำกัด to-do list อยู่ที่ประมาณ 5 รายการ (ไม่นับรายการยิบย่อยที่ทำไม่กี่นาทีเสร็จ เช่น เอาตะกร้าผ้าไปส่งที่ร้านซักรีด) ถ้าเป็นงานใหญ่ ๆ หรือ “TOP 3 Priorities” ส่วนใหญ่ก็จะวนเวียนอยู่กับ อัพบล็อก ตรวจการบ้าน ทำสไลด์ ฯลฯ lol

และอีกอย่างนึง เพื่อไม่ให้ช่วงเช้านั้นเร่งรีบจนเกินไป (โดยเฉพาะสำหรับคุณผู้หญิงช่างเลือกเช่นเรา) เราควรจัดเตรียมเสื้อผ้ารวมถึงกระเป๋ารองเท้าที่จะสวมใส่ในวันรุ่งขึ้นให้เรียบร้อยตั้งแต่คืนก่อนนอนด้วยก็ยิ่งดี

 

8. Prioritise

img_8932

ก่อนเริ่มทำงานแรกของวัน ใช้เวลาสัก 10-15 นาที (อาจจะเป็นตอนกินอาหารเช้า จิบกาแฟ หรืออยู่บนรถไฟฟ้าก็ได้) ทบทวน “to-do-list” ที่ทำไว้อีกครั้ง ซึ่งแต่ละ task นั้นควรได้รับการเรียงลำดับตามความสำคัญ (priority) ด้วย และไฮไลต์ “TOP 3 Priorities” ไว้ หรือแปะเป็น Post-It ได้เลยยิ่งดี

ระหว่างวันก็เน้นโฟกัสกับ “3 MOST IMPORTANCE” นั้นก่อน ค่อย ๆ ทำทีละอย่าง เสร็จอย่างที่หนึ่งแล้วค่อยไปทำอย่างที่สองตามลำดับ (Quit multitasking!) แล้วถ้าทำ Top3 นี้เสร็จแล้ว อาจทำกิจกรรมอื่นอีกสัก 1-2 task รวมเป็น 5 tasks ต่อวัน

ย้ำว่า ให้ทำสิ่งที่สำคัญที่สุด Number 1 ก่อน (หรืออาจจะทำงานที่ยากที่สุดให้จบ ๆ ไปก่อนก็ได้ ตามกฎ Eat That Frog) และควรเซต deadline ให้กับแต่ละ task โดยปกติงานที่สำคัญที่สุดก็จะใช้เวลามากที่สุด

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราทำงาน 8 ชั่วโมงต่อวัน (ซึ่งตามหลักก็ไม่ควรเกินไปกว่า 8 ชั่วโมงอยู่แล้วเนอะ) และวันนั้นมี to-do-list ทั้งสิ้น 5 รายการ เราอาจจะใช้เวลา 20% หรือเศษ 1 ส่วน 5 ของเวลาทำงานนั้น (เช่น ณ ที่นี้ 20% ของ 8 ชั่วโมง เท่ากับ 90 นาที ซึ่งเป็นตัวเลขที่กำลังดี) ในการจัดการ The Most Important Task (#1) นั้นให้เรียบร้อย

อย่างไรก็ตาม สำหรับบางคน งานที่สำคัญที่สุดอาจจำเป็นต้องใช้เวลามากที่สุดหรือใช้เวลาเยอะกว่างานอื่น ๆ ที่สำคัญรองลงมา ซึ่งเราว่ามันก็เป็นวิธีที่น่าสนใจ ดังนั้น หากเราเลือกโฟกัสกับ tasks ใหญ่ ๆ สำคัญ ๆ ให้เต็มที่ไปเลยแบบนี้ เวลาทำ tasks อื่น ๆ ที่ความสำคัญระดับทั่วไป ก็เอาแค่ระดับ “good enough” ก็พอ คนเราไม่ต้องเป็น perfectionist ไปซะทุกอย่างเสมอไป

 

9. Create your work environment

img_8935

บรรยากาศการทำงาน โต๊ะทำงาน หรือห้องทำงาน สำคัญมาก ถ้าเป็นโต๊ะประจำที่บ้าน เราจะเลือกโต๊ะใหญ่ ๆ กว้าง ๆ เพราะแต่ละงานของเรา ต้องการใช้พื้นที่ในการวางอุปกรณ์เยอะ (เช่น คอม ไอแพด สมุดหลายเล่ม โพสต์อิทหลากสีคละไซส์ ปากกาสีหลายสิบแท่ง และดอกไม้หรือต้นไม้ประดับโต๊ะอย่างน้อยหนึ่งต้นไว้เป็นจุดพักสายตา) และมีตู้หรือชั้นอยู่ข้าง ๆ สำหรับโยน เอ้ย วางของที่ยังไม่ได้ใช้ทำงาน ณ ขณะนั้น เพราะเราต้องการให้ ณ ขณะที่ทำงานใด ๆ นั้น บนโต๊ะรกน้อยที่สุดและมีสิ่งที่อาจจะ distract เราน้อยสิ่งที่สุดเท่าที่จะทำได้

ก่อนหน้านี้ โต๊ะทำงานและตู้วางของของเรารกมาก ตอนนี้ก็ยังรกอยู่แหละ แต่ก็ดีขึ้นเยอะเลย เพราะไปซื้อพวกกล่อง หรือ organizer แบบอะครีลิก หรือตะกร้าเหล็กที่แบ่งเป็นช่อง ๆ ฯลฯ เอามาใส่ของจุกจิกบนโต๊ะทำงาน (รวมถึงโต๊ะเครื่องแป้งด้วย) ช่วยได้เยอะมาก ๆ

ในส่วนของตำแหน่งทำเล บางคนชอบนั่งติดหน้าต่างเลย ซึ่งมันก็เป็นเรื่องที่ดี เพราะมีที่ให้พักสายตาเยอะและได้แสงจากธรรมชาติเต็มที่ แต่เราไม่ชอบนั่งติดหน้าต่างมากเกินไป โดยเฉพาะเวลาที่ต้องใช้สมาธิสูง ๆ ดังนั้น เราแค่ขอห้องที่มีหน้าต่าง โต๊ะอาจจะใกล้แต่ก็ไม่ได้ติดหน้าต่าง และพอได้รับแสงธรรมชาติบ้างก็โอเค

แต่สำหรับเรา สิ่งที่สำคัญเหนือกว่านั้นคือ เราต้องทำงานในสภาพแวดล้อมหรือสถานที่ที่หลากหลาย โดยเฉพาะการทำงานที่ต้องใช้ความครีเอทีฟหรือไอเดียความคิด ก็ต้องเปิดหูเปิดตา เจอผู้คน เปลี่ยนบรรยากาศ หรือเปลี่ยนมุมมองกันบ้าง ซึ่งโดยส่วนใหญ่ เราก็ยอมรับนะว่า ชีวิตคนเมืองอย่างเรา ชอยส์ที่ดีที่สุดของเราก็คงไม่พ้นร้านกาแฟ หรือ Starbucks มีปลั๊ก มีไวไฟ มีเพลงเบา ๆ และเครื่องดื่มอร่อย ๆ พอใจแล้ว

 

10. Take breaks

img_8936

เครื่องจักรเครื่องกลและเครื่องยนต์ยังต้องมีพัก แล้วจะมีเหตุผลอะไรที่คนเราจะไม่พัก?

ทุก ๆ 60 หรือ 90 นาที เราควรพักเบรคสัก 5-10 นาที ก่อนจะเริ่มต้นทำงานต่อไป หรือบางคนก็ใช้กฎ 50/10 กล่าวคือ ทำงาน 50 นาที/task แล้วพักเบรค 10 นาที แล้วค่อยทำ task ต่อไป

โดยเวลาพักนั้นก็ควรใช้อย่างเกิดประโยชน์จริง ๆ เช่น นอนงีบ ดื่มกาแฟ หรือเดินเล่นสูดอากาศบริสุทธิ์ คือขอให้พักสายตาจากหน้าจอบ้าง สมองและสายตาจะได้ไม่ล้าจนเกินไป

นอกจากเบรคเล็ก ๆ เราอาจจะมีเบรคใหญ่ ๆ หรือในส่วนของ Vacation Time ด้วย เพื่อไปรีชาร์จและเจออะไรใหม่ ๆ เผื่อได้แรงบันดางใจในการทำงานมากขึ้น

ซึ่งอย่างที่บอกตั้งแต่ข้อแรก ปกติเราทำงานแทบทุกวัน วันละ 4-5 ชั่วโมง ไม่มี weekend แต่เราก็พยายามจัดทริปเล็ก ๆ ให้ตัวเองทุกไตรมาส อาจจะครั้งละ 2 วัน หรือ 7 วัน หรือครึ่งเดือน ก็ว่ากันไป ซึ่งเที่ยวแบบนี้ มันก็ไม่จำเป็นต้องไปแย่งคนส่วนใหญ่เที่ยวเสาร์อาทิตย์ หรือเที่ยวช่วงวันหยุดยาว นึกออกปะ สบายกว่ากันแยะ

เคล็ด(ไม่)ลับ ของ how to be organized and productive ของเรา ก็มีประมาณนี้แหละ แต่ละคนอาจจะเอาไปดัดแปลงหรือปรับใช้ให้เข้ากับตัวเองได้บ้างไม่ได้บ้างยังไงก็ไม่ว่ากัน เพราะ the time is yours… life is yours ชีวิตแต่ละคนไม่เหมือนกัน เอาที่เหมาะสมกับตัวเองที่สุด

แต่ถ้าใครกำลังมองหาผู้ช่วยหรือเครื่องมือดี ๆ มาช่วย organize หรือวางแผนชีวิต ลองพิจารณา สมุด Simple Planner ไว้ในอ้อมอกอ้อมใจกันได้ เพราะเราก็ดีไซน์มันขึ้นมาเองจากการใช้งานหลัก ๆ จากสมุดแพลนเนอร์เล่มเก่า ๆ ของเราที่เราเคยใช้ โดยหวังว่าจะเป็นประโยชน์กับทุก ๆ คนไม่มากก็น้อยค่ะ

 

ดู Inside สมุด Simple Planner คลิก >> http://kwanmanie.com/simple-planner-preview/

สั่งซื้อสมุด Simple Planner คลิก >> http://kwanmanie.com/shop/

 

 

Comments

comments