5 กฎการจัดการเวลาที่เราน่าจะรู้อย่างนี้ตั้งแต่ก่อนอายุ 20

จากบล็อก 10 เคล็ด(ไม่ลับ)ของชีวิตที่ organized และ productive ที่หลายคนรู้… แต่ไม่ทำ ที่เรารวบรวมและเขียนประกอบกับประสบการณ์ชีวิตของเราไปเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว เราได้ข้อสรุปขึ้นมาว่า หัวใจของการมีชีวิตที่ organized และ productive ดังกล่าวนั้น คือ “การจัดการเวลา (time management)” ดังนั้น เคล็ดลับ เคล็ดไม่ลับอะไรนั่น ควรจะเอามาสรุปเป็นกฎการจัดการเวลาอย่างจริงจังไปเลยเสีย

5 กฎการจัดการเวลาที่เราน่าจะรู้อย่างนี้ตั้งแต่ก่อนอายุ 20

1. Plan Ahead

• เราต้อง work smart ไม่ใช่ work hard
• ถ้าแพลนล่วงหน้า จะประหยัดเวลาได้มาก
• ส่วนตัวเราทำงานจริงจังแค่ 4-5 ชั่วโมงต่อวัน เพราะเราวางแผนการทำงานมาแล้ว
• ทุกคืนก่อนนอนวางแผนของวันรุ่งขึ้น ทุกวันอาทิตย์วางแผนของสัปดาห์ที่กำลังจะถึง ทุกสิ้นเดือนวางแผนของทั้งเดือนหน้า

2. Don’t Just Set Goals, Make Action Plans, Assign Timelines, And Set Deadlines For Everything

• ไม่ว่า goals หรือ to-do list หรือกระทั่ง appointment แต่ละ task ต้องกำหนดเดดไลน์ไว้ว่าจะทำกี่นาที
• ตารางงานก็ควรยืดหยุ่นได้ ไม่แน่นเอี๊ยด ต้องประมาณตนและเผื่อเวลา
• เช่น ช่วง 9:00 – 12:00 น. มีเวลา 3 ช.ม. แต่อาจจะเป็นอ่านภาษาอังกฤษ 1 ชั่วโมง อ่านสังคม 1 ชั่วโมง อีก 1 ชั่วโมงเหลือไว้ break คั่น และเผื่อเป็น buffer time กรณีมีงานสำคัญฉุกเฉินแทรกซ้อน
• การทำ Action Plan และการย่อยเป้าหมาย จะทำให้เราทำงานมีทิศทาง ไม่เรื่อยเปื่อย รู้สึก motivated และโฟกัสได้ดีกว่า

3. Prioritize Prioritization And Don’t Multitask

• เรียงลำดับความสำคัญกับทุกสิ่ง
• วันนึงควรมี MOST IMPORTANT TASKS แค่ 3 อย่าง เป็น TOP 3
• ทำสิ่งสำคัญอันดับ 1 ก่อน แล้วค่อยไป 2, 3, … ตามลำดับ
• อย่า multitasking เพราะจะหลุดโฟกัส
• ถ้ามีอะไรแทรกขึ้นมา เช่น random thoughts หรือ new ideas เขียนโน้ตแปะไว้ก่อน อย่าเพิ่งทำทันที
• ยกเว้นแต่สิ่งที่แทรกซ้อน มันใช้เวลาไม่เกิน 2 นาที ก็ใช้กฎ Two-Minute Rule ได้ คือทำทันทีโลด ให้มันจบ ๆ

4. Set Limits, Take Breaks, And Balance Your Life

• การทำงานมากชั่วโมงไม่ได้แปลว่างานจะออกมาเป็นผลดี (More work hours don’t always result in more productivity.)
• การทำงานไม่ต้องนั่งทำหลังขดหลังแข็ง 8 ชั่วโมงต่อวันอย่างที่ใครเขาตั้งไว้
• วันนึงควรทำงานไม่เกิน 5 tasks โดยประมาณ (รวม TOP 3 ข้างต้นแล้ว)
• ถ้าจำนวน tasks หรือ to-do list มากเกินไป ต้องเลื่อนไปวันอื่นหรือให้คนอื่นทำแทนหรือช่างมันไปเลยถ้าทำได้ ปล่อยวางซะ
• ทุก ๆ 60 หรือ 90 นาที เราควรพักเบรคสัก 5-10 นาที ก่อนจะเริ่มต้นทำงานต่อไป หรืออาจใช้กฎ 50/10 ก็ได้ — ทำงาน 50 นาที แล้วพักเบรค 10 นาที แล้วค่อยทำ task ต่อไป
• ที่สำคัญอย่าลืม work-life balance อย่างน้อยที่สุดอาจใช้สูตร 8-8-8 คือ ทำงาน 8 ชั่วโมง พักผ่อน 8 ชั่วโมง และใช้เวลากับคนรอบข้างหรือเพื่อคนรอบข้าง 8 ชั่วโมง

5. Use Helpful Planning Tools

• ก่อนหน้านี้เราใช้ Moleskine ช่วยจัดการตารางชีวิตและเป้าหมาย ซึ่งชอบมาก แต่ราคาค่อนข้างสูง ตอนนี้กำลังเปลี่ยนมาใช้สมุด Simple Planner ซึ่งเราดีไซน์ด้านในเอง ราคาถูกกว่า ตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์และการใช้งานได้ครอบคลุมกว่าด้วย
• ปากกา Muji หัว 0.38 – 0.5 หรือปากกากันน้ำ Sharpie ทั้งนี้อาจใช้หลายสีเพื่อแยกประเภทงานหรือความสำคัญของงานต่าง ๆ กันก็ได้ หรือถ้าเอาพกพาสะดวก เหมาะกับ everyday life ก็อาจใช้ปากกาสีดำสีเดียวจบแล้วใช้ปากาเน้นข้อความต่างสีที่เก็บไว้ที่โต๊ะที่บ้านช่วยจัดสีแบ่งประเภทอีกทีหนึ่งก็ได้
• highlighter หรือปากกาเน้นข้อความ ใช้เน้นงานสำคัญ หรือแบ่งแยกประเภท เช่น การบ้านโรงเรียน ครอบครัว หรืองานอีเวนต์สวย ๆ
• ใช้ post-it ของ 3M หรือ sticky notes แปะโน้ตหรือสิ่งที่สำคัญ ๆ มาก ๆ อีกทีหนึ่ง
• ใช้ to-do list ไซส์มินิ แบบมีแถบกาว ของ Muji แปะ to-do list หรือ shopping list ที่เป็นลิสต์ชั่วครั้งชั่วคราว ติ๊กหมดก็ทิ้งได้ไม่จำเป็นต้องเก็บไว้เป็นอนุสรณ์เตือนใจในสมุดแพลนเนอร์ หรือใช้กับ to-do list ที่เดดไลน์ไม่ฟิกซ์มาก ทำวันไหนก็ได้ในวันนั้น ๆ หรือสัปดาห์นั้น ๆ เช่น สมมติสัปดาห์นี้ยังไม่ได้ทำหรือทำไม่เสร็จ ก็ดึงออกไปแปะใหม่หน้าสัปดาห์ถัดไปได้ เป็นต้น (ถ้าใครหาซื้อไม่ได้ ใช้โพสต์อิทแทนก็ได้)
• application ในมือถือหรือแทบเล็ต (แต่โดยส่วนตัว เราใช้สมุดที่เป็นกระดาษจริง ๆ เป็นหลัก แอปฯ เหล่านี้ใช้จดฉุกเฉินตอนที่ไม่มีสมุด Simple Planner ติดตัวหรือไม่สะดวกเอาสมุด Simple Planner ออกไปด้วยจริง ๆ)

อ่านเพิ่มเติม 10 เคล็ด(ไม่ลับ)ของชีวิตที่ organized และ productive ที่หลายคนรู้… แต่ไม่ทำ

อ่านเพิ่มเติม 26 Time Management Hacks I Wish I’d Known At 20

ดูรายละเอียดสมุด Simple Planner หรือสั่งซื้อสมุดช่วยจัดการเวลา ที่ http://kwanmanie.com/shop/